A secretária exerce uma função de grande importância para um consultório odontológico, afinal, é ela quem vai atender ligações, confirmar agendamentos, e em alguns casos, realizar o recebimento de orçamentos fechados pelo dentista. Muitas vezes diante de muitas tarefas, ocorre o acúmulo, prejudicando o consultório.
Hoje em dia a secretária, além de cumprir seu papel também exerce a função de recepcionista, ou seja, ela precisa receber os pacientes e dar o maior conforto possível a eles, enquanto não são atendidos pelo dentista. Porém nem sempre é uma tarefa fácil, já que requer tempo. Uma recepcionista carismática ajuda e muito, nos procedimentos de convencer clientes e fechar novos orçamentos.
Diferença entre secretária e recepcionista
A principal diferença entre uma recepcionista e uma secretária está na função exercida. A recepcionista tem como objetivo, lidar com o atendimento ao paciente, já a secretária tem como pilar das obrigações, as funções administrativas.
No entanto, nada impede que uma secretária possa realizar as mesmas funções da recepcionista, além disso, para reduzir os custos dentro do consultório é recomendado que isso ocorra. O Guia Odonto existe para facilitar a vida não apenas do dentista, mas também das secretárias/recepcionistas.
É fundamental para o consultório ter uma ótima secretária/recepcionista
Não adianta o dentista ser muito bom e a secretária desorganizada, ela muitas vezes irá exercer outras funções administrativas, como por exemplo ligar para fornecedores, pagar as contas do consultório e contratar serviços essenciais. Se não bastasse ela saber realizar essas funções administrativas, ela precisa ser carismática com os pacientes.
Imagine você indo pela primeira vez em um consultório onde o dentista é muito amigável e te trata bem, no entanto, a recepcionista te trata com falta de educação, te desrespeitando. É provável que você vai preferir um consultório, que tanto a recepcionista, quanto o dentista prestam um ótimo serviço.
Como o Guia Odonto pode ajudar seu consultório
O Guia Odonto possui diversas funções que facilitam o dia a dia dentro do consultório odontológico, uma das maneiras e a principal é a automatização das confirmações de consulta. Nós enviamos um dia antes da consulta, uma mensagem para o paciente, nessa mensagem terá um link, ao clicar no link a consulta é confirmada.
Para que, a confirmação automática funcione bem, é extremamente importante avisar ao paciente que ele receberá essa mensagem, isso fará com que ele fique atento ao recebimento. A mensagem pode ser enviada tanto via SMS, quanto WhatsApp.
Com a confirmação das consultas resolvidas, sua recepcionista terá mais tempo, e nesse meio tempo ela poderá exercer a função de secretária, realizando cobranças e recuperando orçamentos que não foram finalizados ou iniciados.
Recuperando orçamentos com o Guia Odonto
O Guia Odonto oferece o sistema de estágios, de maneira que cada orçamento passa por etapas. Ao criar um orçamento ele iniciará com o status de “estudo”, logo após, ao conversar com o paciente ele poderá definir para “aprovado” ou “reprovado”. Caso o paciente deseje pesquisar mais, ou não quer realizar os procedimentos agora, você terá a opção de status “em acompanhamento”.
Quando um orçamento passa para o status “em acompanhamento”, quer dizer que o paciente não se decidiu ainda, mas à grande chance de que ele feche, basta que você negocie com ele. Ter um relatório com esses estágios, é muito importante, para aumentar o faturamento do consultório.
Nesse momento entra a secretária, ela poderá filtrar os orçamentos “em acompanhamento” e ligar para os pacientes oferecendo algum benefício, como descontos ou um parcelamento maior, dando condições ao paciente de aceitar e aprovar o orçamento.
